243. Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.
Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния фонда пользования определяются с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.
Параграф 12. Порядок обеспечения сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях
244. С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив разрабатывает мобилизационный план согласно Закону Республики Казахстан «О мобилизационной подготовке и мобилизации».
245. При наступлении чрезвычайных ситуаций руководитель архива незамедлительно информирует об этом уполномоченный орган и МИО, по согласованию с ними принимает решение о работе архива в режиме чрезвычайной ситуации.
Глава 4. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда и учета других архивных документов
Параграф 1. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда и учета других архивных документов
246. Архив осуществляет государственный учет документов НАФ и учет других архивных документов.
Учет документов в архиве строится на основе принципов централизации, унификации, динамичности, полноты, достоверности и преемственности учетных документов на всех стадиях работы с документами. Указанные принципы реализуются на основе:
1) установления общих для всех основ формирования и источников комплектования НАФ единиц учета;
2) единства организации хранения и учета архивных документов;
3) сопоставимости учетных показателей;
4) строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;
5) оперативного внесения во все учетные документы изменений об объеме и составе документов НАФ, отражающих их фактическое количество и состав.
247. Порядок ведения документов централизованного государственного учета документов НАФ, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования, а также их представления определяются правилами централизованного государственного учета, утверждаемыми уполномоченным органом в соответствии с подпунктом 2-7) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах».
248. Учету подлежат хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи.
249. Учет электронных носителей, размещенных в каждом хранилище, ведется раздельно в соответствии со сроками хранения записанных на них электронных документов.
250. Учет всех поступивших в хранилище электронных носителей ведется в книге учета электронных носителей по форме согласно приложению 52 к настоящим Правилам.
На жесткий корпус электронного носителя с записанными электронными документами наклеивается этикетка по форме согласно приложению 53 к настоящим Правилам.
На каждый зарегистрированный в хранилище электронный носитель заводится карточка электронного носителя по форме согласно приложению 54 к настоящим Правилам.
251. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.
В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации.
В состав единицы хранения электронных документов включаются формат записи и вид носителя информации.
252. Учет архивных документов в архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.
253. В архиве разрабатывается и утверждается приказом руководителя архива схема учета архивных документов.
Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.
254. Учетные документы, кроме описей, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются.
Хранение учетных документов осуществляется в соответствии с пунктами 158-159 настоящих Правил.
255. Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.
Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.
Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
256. Ведется следующий учет архивных документов:
1) единицей хранения архивных документов на бумажной основе является дело;
2) единицей хранения кинодокументов - физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации;
3) единицей хранения фотодокументов - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;
4) единицей хранения фонодокументов - физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;
5) единицей хранения видеодокументов - физически обособленный рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;
6) единицей хранения электронных документов - физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов;
7) единицей учета кинодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, журнала, спецвыпуска, сюжета;
8) единицей учета фотодокументов - одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма;
9) единицей учета фонодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам);
10) единицей учета видеодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам);
11) единицей учета электронных документов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.
В пункт 257 внесены изменения в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и информации РК от 17.03.26 г. № 115-НҚ (введен в действие с 12 июля 2026 г.) (см. стар. ред.)
257. В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы.
Учетные документы формируются на бумажной основе и в электронной форме в цифровом архиве.
258. В состав основных учетных документов архива помимо документов, установленных Правилами централизованного государственного учета, утверждаемыми уполномоченным органом в соответствии с подпунктом 2-7) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», входят:
1) книга учета поступлений документов по форме согласно приложению 55 к настоящим Правилам;
2) список фондов по форме согласно приложению 56 к настоящим Правилам;
3) лист фонда по форме согласно приложению 57 к настоящим Правилам;
4) лист учета по форме согласно приложению 58 к настоящим Правилам;
5) опись дел документов;
6) реестр описей дел, документов по форме согласно приложению 59 к настоящим Правилам;
7) инвентарная книга учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни по форме согласно приложению 60 к настоящим Правилам;
8) паспорт архивохранилища (произвольной формы);
9) лист учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям, по форме согласно приложению 61 к настоящим Правилам;
10) список фондов, содержащих особо ценные документы по форме согласно приложению 62 к настоящим Правилам;
11) опись особо ценных дел по форме согласно приложению 63 к настоящим Правилам, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник) по форме согласно приложению 64 к настоящим Правилам;
12) реестр описей особо ценных дел, документов по форме согласно приложению 65 к настоящим Правилам;
13) книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах, книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке по формам согласно приложениям 66 и 67 к настоящим Правилам;
14) опись страхового фонда на микрофишах, опись страхового фонда на рулонной пленке по формам согласно приложениям 68 и 69 к настоящим Правилам;
15) дело фонда;
16) лист-заверитель дела;
17) внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 70 к настоящим Правилам.
В пункт 259 внесены изменения в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и информации РК от 17.03.26 г. № 115-НҚ (введен в действие с 12 июля 2026 г.) (см. стар. ред.)
259. В состав вспомогательных учетных документов архива входят карточки и книги движения фондов, описей, книги учета документов, переданных в иные архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги подвидового учета документов.
Вспомогательные учетные документы ведутся как на бумажном носителе, так и в цифровом архиве.
260. Государственный учет архивных документов, датируемых до 1917 года, ведется отдельно от учета архивных документов, датируемых после 1917 года, с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальную документацию.
Номера архивных фондов, документы которых датируются после 1917 года, в архиве имеют индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (к примеру Р-1, Р-2).
Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива, включенных в состав архивных фондов архива области (города республиканского значения, столицы), имеют индекс «П», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (к примеру П-1, П-2).
Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях на основании решения ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО, согласованного с уполномоченным органом.
261. Изменения в учетные документы вносятся на основании актов согласно пунктам 280-285 настоящих Правил.
После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации архивных документов - в дело организации, которая передала документы на хранение в архив.
Акты нумеруются в деле фонда по видам актов в валовом порядке, при нефондовой организации архивных документов - в деле организации, которая передала документы на хранение в архив.
262. В книгу учета поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года, подводится итог количества поступивших за год архивных документов.
263. В список фондов архивный фонд записывается только один раз (при первом поступлении в архив). Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение.
Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.
В архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда, присвоенному комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя.
Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также номера архивных фондов, архивные документы которых ранее были выделены к уничтожению в соответствии пунктом 285 настоящих Правил или включены в состав объединенных архивных фондов, которые ранее не использовались.
Номера утраченных, переданных в иные архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.
264. Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.
265. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи.
Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.
Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов физического лица, его псевдонима, титула, ранга, звания. Название архивного фонда семьи или рода состоит из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.
266. Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года, к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.
Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.
Перепечатка списка фондов осуществляется только при перенумерации фондов в соответствии с пунктом 367 настоящих Правил. В этом случае в список фондов вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых в дальнейшем не присваиваются другим фондам.
267. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд.
В листе фонда учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные.
Допускается пересоставление листа фонда только при его неисправимом повреждении или несоответствии его содержания фактическому состоянию и объему архивного фонда после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнении истории фондообразователя.
При пересоставлении листа фонда, ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка - «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, вверху которого указывается «Продолжение, ф. № _ лист 2». На первом листе делается ссылка «смотреть продолжение л. 2 (к примеру 3, 4, 5)».
Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.
К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов.
268. Листы учета аудиовизуальных документов составляются при нефондовой организации архивных документов раздельно на различные виды кино-, фото-, фоно- и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.
269. В описи единицы хранения учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.
Номера дел с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам соответствуют учетным номерам аудиовизуальных документов.
Описям присваиваются учетные номера по листу фонда, при нефондовой организации архивных документов - по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида.
270. К номеру описи научно-технической документации добавляется групповой индекс, состоящий из двух арабских цифр, отделяемых друг от друга знаком тире: первая цифра означает номер описи, вторая - групповой индекс управленческой документации.
Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 290-298 настоящих Правил.
В конце описи во всех ее экземплярах производится итоговая запись, в которой указываются количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.
В итоговой записи к описи архивного фонда, включающей единицы хранения на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения.
После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
К описи, состоящей из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому. К каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.
Каждая опись, том описи имеют лист-заверитель.
Законченная опись включает не более 9999 единиц хранения.
Если опись пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в соответствии пунктами 283-284 настоящих Правил.
271. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей архива. Реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ архивов и/или архивов в целом, что отражается в схеме учета документов.
Каждой новой описи присваивается очередной порядковый номер по реестру описей, который проставляется на обложке описи в верхнем левом углу.
Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года, в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей, поступивших, выбывших в течение года в архив и их общем количестве.
272. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно в конце года и отражает объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов.
Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище архивных документов.
273. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Дело фонда состоит из следующих документов:
1) историческая справка по истории фондообразователя и истории архивного фонда;
2) акты, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, в том числе акты о рассекречивании документов;
3) копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника);
4) инструкции по работе с архивными документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей, схемы систематизации архивных документов архивного фонда.
Вместо архивных документов, подлежащих включению в дело фонда, но находящихся в составе единиц хранения, в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.
274. Дела фондов органов Коммунистической партии Советского Союза, Всесоюзного Ленинского Коммунистического Союза Молодежи, в которые включены архивные документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении архивных документов по истории данного фонда в деле другого фонда.
275. Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в дело объединенного архивного фонда.
276. Документы дела фонда нумеруются с составлением листа-заверителя, подшиваются в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.
277. Состав документов дела источника комплектования при нефондовой организации архивных документов аналогичен составу документов дела фонда.
278. Учетные базы данных архива обеспечивают:
1) информационную поддержку учета;
2) ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме;
3) оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.
Пункт 279 изложен в редакции приказа и.о. Министра культуры и информации РК от 17.03.26 г. № 115-НҚ (введен в действие с 12 июля 2026 г.) (см. стар. ред.)
279. В плановом порядке заполнение учетных баз данных, цифрового архива осуществляется по состоянию на 1 января следующего за отчетным годом. Оперативное внесение изменений в учетные документы, учетные базы данных, цифровой архив ведется архивом на постоянной основе.
Параграф 2. Порядок учета поступления и выбытия архивных документов
В пункт 280 внесены изменения в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и информации РК от 17.03.26 г. № 115-НҚ (введен в действие с 12 июля 2026 г.) (см. стар. ред.)
280. Учет поступления архивных документов в цифровом архиве осуществляется на основании:
1) акта приема-передачи документов на бумажном носителе на хранение;
2) акта приема на хранение документов личного происхождения;
3) акта о миграции и перезаписи электронных документов.
Архивные документы ставятся на учет также в случаях, предусмотренных пунктом 164 настоящих Правил.
281. Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждая архивная коллекция, впервые поступившая в архив, архивный фонд, объединенный архивный фонд, записываются в список фондов. Каждая впервые поступившая опись дел документов учитывается в реестре описей.
282. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:
1) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
2) акта о неисправимых повреждениях документов;
3) акта приема-передачи документов на хранение;
4) акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
5) акта возврата архивных документов собственнику;
6) акта об изъятии подлинных единиц хранения архивных документов по форме согласно приложению 71 к настоящим Правилам.
Архивные документы снимаются с учета также в случаях, предусмотренных пунктом 284 настоящих Правил.
283. Необходимые изменения вносятся в основные и вспомогательные учетные документы архива. При выбытии всех архивных документов описи, номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным. В реестре описей делается соответствующая отметка.
При выбытии архивного фонда (архивной коллекции), в списке фондов в графе «Отметка о выбытии» указываются, куда выбыл архивный фонд (архивная коллекция), и акт, на основании которого он выбыл.
284. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи и дело фонда. Копия описи остается в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение и включается в архивный фонд архива, передавшего архивный фонд.
285. При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.
286. Количество архивных документов архива изменяется в результате:
1) проверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;
2) проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения;
3) реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;
4) описания архивных документов, переработки описей, в процессе которых возможны разделение или объединение единиц хранения;
5) проведение экспертизы ценности документов, в процессе которой возможны выделение к уничтожению единиц хранения.
В пункт 287 внесены изменения в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и информации РК от 17.03.26 г. № 115-НҚ (введен в действие с 12 июля 2026 г.) (см. стар. ред.)
287. Основанием для внесения изменений в учетные документы, учетные базы данных и цифровой архив по результатам указанных работ являются:
1) акты о технических ошибках в учетных документах;
2) акты об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, архивному фонду, неучтенных и иные учетные документы;
3) акты о разделении, объединении дел, выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включении в дело новых документов по форме согласно приложению 72 к настоящим Правилам;
4) акты описания документов, переработки описей по форме согласно приложению 73 к настоящим Правилам;
5) акты проведения экспертизы ценности документов, в процессе чего возможно выделение к уничтожению единиц хранения.
Параграф 4. Порядок учета секретных и рассекреченных архивных документов
288. Учет секретных архивных документов ведется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах.
В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения секретные архивные фонды, описи дел, документов, единицы хранения обозначают индексом «с» (секретно), «сс» (совершенно секретно), «ов» (особой важности).
289. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов по форме согласно приложению 74 к настоящим Правилам.
290. Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения, включающие наряду с секретными несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения обозначаются индексом «сч» (секретно частично).
291. При рассекречивании всех единиц хранения по секретной описи данная опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без индекса «с», который зачеркивается на обложке и на титульном листе данной описи. В правом верхнем углу обложки и титульного листа описи проставляется штамп «Рассекречено».
292. При рассекречивании части дел и архивных документов по секретной описи на рассекреченные дела и архивные документы составляется отдельная опись, номера единиц хранения в которой остаются прежними. Для валовой нумерации таких единиц хранения используется графа 2 описи. Новая опись вместе с рассекреченными делами и архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без индекса «с».
293. При рассекречивании большей части дел и архивных документов по секретной описи с данной описи в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан о государственных секретах, снимается копия. При копировании заголовки единиц хранения, оставленных на секретном хранении, закрываются. Копия описи на рассекреченные дела и архивные документы передается на открытое хранение. В экземпляре описи, оставшейся на секретном хранении, сохраняется их нумерация. В листе фонда такая опись учитывается дважды: экземпляр описи, оставшийся на секретном хранении с соответствующей индексацией секретности, и скопированный экземпляр, переданный на открытое хранение без индекса «с».
294. При рассекречивании отдельных единиц хранения по секретной описи они включаются в опись открытого хранения соответствующего архивного фонда за литерными номерами или в валовой последовательности.
295. В описях, остающихся на секретном хранении, в графе «Примечания» напротив заголовков рассекреченных единиц хранения проставляются штамп «Рассекречено» и их новый номер, если они включены в опись открытого хранения (за литерными номерами или в валовой последовательности).
296. После рассекречивания к описям открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах, фактически учтенных в них единиц хранения.
297. При рассекречивании одного или нескольких архивных документов в составе секретного дела, оно остается на секретном хранении. К архивному шифру на обложке дела к индексу «с» добавляется буква «ч». Номера листов рассекреченных архивных документов перечисляются в графе «Примечания» напротив заголовков частично рассекреченного дела, а также во внутренней описи дела.
При отсутствии в деле внутренней описи сведения о рассекреченных архивных документах отражаются в листе-заверителе с указанием номеров соответствующих листов.
298. В правом верхнем углу обложки рассекреченного дела проставляется штамп «Рассекречено». Индексы «с», «сс» или «ов» в номере дела зачеркиваются.
Параграф 5. Порядок учета архивных документов личного происхождения и по личному составу
299. Учет поступлений архивных документов личного происхождения, передаваемых собственником в государственную собственность, ведется на основании акта приема на хранение документов личного происхождения. К акту прилагаются описи архивных документов и решение ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО о приеме этих документов в архив.
300. Учет архивных документов личного происхождения, находящихся в частной собственности, переданных по договору на хранение в архив, осуществляется в соответствии с пунктами 305-309 настоящих Правил.
301. Изменения количества и состава архивных документов личного происхождения в результате их описания документируются актом описания документов, на основании которого вносятся изменения в учетные документы.
302. На архивные документы, не подлежащие хранению в архиве, составляется акт возврата документов собственнику в двух экземплярах, один из которых вместе с документами передается собственнику.
Исключается хранение в архиве неучтенных архивных документов личного происхождения.
303. Учет архивных документов по личному составу осуществляется на общих основаниях в соответствии с пунктами 262-263 настоящих Правил.
В пункт 304 внесены изменения в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и информации РК от 17.03.26 г. № 115-НҚ (введен в действие с 12 июля 2026 г.) (см. стар. ред.)
304. Учет количества хранящихся в архиве архивных документов по личному составу проводится на основе их подсчета по листам фондов и описям по личному составу в бумажном формате и описям электронных дел с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу (произвольной формы).
По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы и цифровой архив вносятся соответствующие изменения.
Параграф 6. Порядок учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив
305. Учет документов НАФ, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив, на основании акта приема-передачи документов осуществляется в основных учетных документах архива.
В книге учета поступлений документов указываются собственник или владелец документов (графа 3), номер и дата акта приема-передачи (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок действия договора.
При включении архивного фонда в список фондов к его номеру добавляется индекс «ДГ» («договор»), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения. В графе «Примечания» списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора.
306. Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов.
Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда.
307. При выбытии архивных документов архивного фонда в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором его номер не может быть присвоен другому архивному фонду.
308. Принятые по договору на хранение в архив документы НАФ, находившиеся в частной собственности и перешедшие в государственную собственность, учитываются в основных учетных документах на общих основаниях. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения индекс «ДГ» зачеркивается, в графу «Примечания» списка фондов вносятся соответствующие сведения.
Пункт 309 изложен в редакции приказа и.о. Министра культуры и информации РК от 17.03.26 г. № 115-НҚ (введен в действие с 12 июля 2026 г.) (см. стар. ред.)
309. Архивные документы, не входящие в состав НАФ, в том числе документы по личному составу, принятые на хранение в архив, учитываются отдельно от документов НАФ. Для их учета ведутся отдельная книга учета поступлений документов, список фондов, а также листы фондов и иные учетные документы и в цифровом архиве.
Параграф 7. Порядок учета копий архивных документов на правах подлинников
Пункт 310 изложен в редакции приказа и.о. Министра культуры и информации РК от 09.01.26 г. № 1-НҚ (введен в действие с 26 января 2026 г.) (см. стар. ред.)
310. Копиями архивных документов на правах подлинников являются включенные в установленном порядке в состав НАФ:
1) микрофильмы и микрофиши архивных документов;
2) копии архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности физических или юридических лиц;
3) копии архивных документов, поступивших из-за рубежа.
311. Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи. При этом в графе данной описи «Количество листов» через дробь указывается также количество кадров, файлов, отснятых с одного дела.
312. Копии архивных документов на правах подлинников формируются в архивные коллекции, которые учитываются в списке фондов.
313. Копии архивных документов на правах подлинников формируются в единицы хранения, которые учитываются в описях по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях.
314. За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимаются физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш вне зависимости от количества отснятых на нем дел и архивных документов. Каждая единица хранения учитывается в описи под самостоятельным номером.
В итоговой записи к описи указываются количество единиц хранения микрокопий и суммарное количество составляющих их кадров.
Параграф 8. Порядок учета аудиовизуальных документов, страхового фонда и фонда пользования
315. Количество листов в деле и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется в листе-заверителе и соответствующей графе описи постоянного хранения.
Количество фотоотпечатков в фотоальбоме фиксируется во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов, количество единиц хранения других аудиовизуальных документов - в соответствующих графах описей этих документов.
316. При учете единиц хранения в составе единиц учета аудиовизуальных документов:
1) единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов;
2) единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;
3) единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров.
317. Объем страхового фонда и фонда пользования измеряется в единицах хранения и единицах учета, а также:
1) в кадрах - для копий архивных документов на бумажной основе и фотодокументов;
2) в метрах - для копий кинодокументов;
3) по времени звучания - для копий фонодокументов;